Ako si vybrať najlepší online fakturačný systém?

Aký je základný rozdiel medzi online a offline fakturáciou?
Najdôležitejšou vlastnosťou online služieb je možnosť používať ich bez inštalácie a bez ohľadu na prehliadač a zariadenie (PC, notebook, tablet). Faktúry vystavujete v bežnom internetovom prehliadači (Firefox, Chrome, IE), nepotrebujete špeciálny softvér – stačí pripojenie k internetu. Dáta, ktoré do aplikácie vkladáte, nie sú uložené na vašom pevnom disku, ale na zabezpečenom serveri prevádzkovateľa. Vďaka tomu nemusí byť vystavovanie faktúr viazané len na váš počítač a k vašim faktúram sa pripojíte kdekoľvek. Vystaviť faktúru z notebooku či z tabletu v kaviarni alebo pri nakupovaní v obchodnom centre je veľmi pohodlné. Vaše faktúry máte k dispozícii prakticky stále.

Ako rozpoznať naozaj kvalitnú online fakturačnú službu?
Pri rozhodovaní o výbere vhodnej online fakturačnej služby Vám pomôže nasledujúcich 10 otázok:

1. Je autor služby dôveryhodný?
Za aplikáciou by mala stáť renomovaná spoločnosť s dlhodobou tradíciou a silnou pozíciou v obore. Tá bude zárukou legislatívnej aktuálnosti vystavených faktúr a stabilnej dostupnosti služby. Je dobré, ak ide o známeho výrobcu alebo dodávateľa ekonomických programov - istota, že služba bude vždy aktuálna a včas pripravená na legislatívne zmeny je vyššia práve u výrobcov softvéru, ktorí pôsobia na trhu dlhodobo.

2. Je online fakturácia ZADARMO?
Na slovenskom internete nájdete bezplatné aj platené online fakturačné stránky, pričom rozsah funkcií, kvalita služieb alebo jednoduchosť ovládania nezávisí na tom, či je služba platená, alebo nie. Inými slovami povedané – aj bezplatná služba Vám môže poskytnúť lepší komfort, funkcie a možnosti, ako platená služba. Napríklad iKROS online faktúry zadarmo je bezplatná fakturácia, ktorá ponúka niektoré funkcie, ktoré iné platené služby nemajú.

3. Dá sa online fakturácia zadarmo vyskúšať bez zbytočných prekážok?
Bezplatné vyskúšanie je základ. Ak to stránka neumožňuje, choďte inde. Alebo ak stránka vyžaduje zložitú registráciu a vyplnenie desiatok údajov pred tým, ako sa do služby prihlásite. Registrácia má byť otázkou niekoľkých klikov a mala by Vám sprístupniť všetky funkcie webovej služby.

4. Ako stránka vyzerá? Je prehľadná a príjemná?
Už pri prvom vstupe do prostredia aplikácie má byť používateľ okamžite zorientovaný. Online fakturácia musí byť prehľadná, jednoduchá a jej ovládanie intuitívne. Jednoduché menu, logicky umiestnené tlačidlá, prehľadné formuláre. Ak sa do niekoľkých minút nedokážete na stránke orientovať, je to jasný signál, že stránka nie je optimalizovaná a navrhnutá pre bežného používateľa.


Stránka by mala byť prehľadná!

5. Je používanie služby jednoduché a intuitívne?
Proces vystavenia faktúry, ale aj iné činnosti na stránke majú mať logicky usporiadanú postupnosť krokov a minimalizovaný počet klikov. Vyskúšajte si, či Vás stránka nenúti klikať všade možne iba pre to, aby ste vyplnili jednoduchý formulár alebo napísali dodávateľa.

6. Pomáha Vám služba s vytváraním faktúr? Uľahčuje Vám prácu?
Kvalitná fakturačná aplikácia by mala v sebe skrývať aj funkcie, ktoré zjednodušujú a zrýchľujú prácu – napríklad priebežné automatické ukladanie rozpracovanej faktúry (nehrozí, že prídete o načatú prácu), predvypĺňanie údajov o partneroch alebo schopnosť ponúknuť v minulosti zadané hodnoty. Ak musíte rovnaké hodnoty neustále vypisovať znovu a znovu, je to zle a zbytočne to predlžuje Vašu prácu.

7. Obsahuje aplikácia databázu podnikateľov/firiem?
To je naozaj praktická funkcia, ktorú však väčšina online fakturácií neponúka. Pritom dokáže ušetriť kopu času – stačí vložiť len IČO a nechať zvyšné údaje partnera načítať z kompletnej databázy slovenských firiem a živnostníkov. Eliminuje sa tým aj riziko preklepov na faktúre. Navyše máte k dispozícii neustále aktuálne údaje. Táto funkcia je dostupná napríklad vo fakturácii iKROS (www.ikros.sk).


Vyhľadanie partnera musí byť jednoduché. Prepojenie s databázou slovenských firiem je veľká výhoda!

8. Dokáže služba vygenerovať na faktúru QR kód?
QR kód na faktúre môže výrazne zrýchliť úhradu platby Vašej faktúry. Rýchlejší cashflow je niekedy na nezaplatenie. Vyžadujte, aby online fakturácia, ktorú chcete používať, umožňovala jednoducho pridať QR kód na Vaše faktúry – ak to neoceníte dnes, v blízkej budúcnosti určite!

9. Dokáže služba odoslať vystavené faktúry e-mailom?
Export faktúry do PDF je tiež základná funkcia, ktorá by nemala v online fakturácii chýbať. Zasielaním faktúr v PDF e-mailom šetríte prírodu aj poštovné.

10. Budú moje dáta v bezpečí?
Dáta musia byť šifrované protokolom HTTPS, uložené na fyzicky zabezpečených serveroch, ideálne aspoň v dvoch geograficky oddelených úložiskách a zálohované minimálne 1x denne. Uistite sa, že dodávateľ služby poskytuje vysokú úroveň zabezpečenia aspoň tým, že to má napísané na stránke. Ak informácie o bezpečnosti na stránke nenájdete, je to prinajmenšom podozrivé.

Tak čo? Splňuje služba, ktorú používate všetky vyššie menované požiadavky? Vybrali ste si už tú najlepšiu online fakturáciu?

Ak ešte nie ste rozhodnutí, môžete na začiatok vyskúšať iKROS – online faktúry zadarmo na stránke www.ikros.sk.

Je to moderná online fakturácia, ktorá je bezplatná, príjemná a jednoducho sa ovláda. Vystavenie faktúr v nej zvládne každý. Za službou stojí spoločnosť KROS, ktorá už 18 rokov vyrába najpredávanejšie ekonomické programy na Slovensku a je tak zárukou kvality a stability.

Začnite šetriť svoj čas a fakturujte zadarmo a online v iKROSe na www.ikros.sk