Život bez pracovného emailu už čoskoro

Presun komunikácie na sociálne siete, nahradenie osobných stretnutí a biznis tripov konferenčnými video hovormi a celkového zrýchlenie komunikácie urobilo dnes z emailu prakticky len potvrdzovací nástroj ústnych dohôd, pre niektorých skupinový chat s priateľmi.

Na rovinu - koľko z pracovných emailov, ktoré posielate, sú skutočne pracovné? Podľa prieskumu spoločnosti trueconneXion je zneužívanie pracovného emailu najčastejším prehreškom zamestnancov z hľadiska neefektivity v práci. Denne trávia písaním súkromných emailov v práci až 14 minút. Až štyri z piatich firiem v dnešných časoch už kontrolujú zneužívanie pracovného času. Do toho sa okrem emailu ráta tiež súkromná komunikácia na sociálnych sieťach (Facebook, Pokec), skype, či online nákupy.

Zamestnanci vo firmách využívajú veľké množstvo komunikačných nástrojov – email, skype, SMS, viber, whatsapp, intranet, extranet, pevná linka, mobil, Facebook... Problém nastáva, ak si potrebujú spätne vyhľadať informácie a pri tom množstve komunikácie a rozhraní to trvá príliš dlho, niekedy je to takmer nemožné. Navyše, veľká časť komunikácie sa kvôli cestovaniu premiestňuje do mobilov a smartfónov, ktoré nie vždy poskytujú rovnaké zálohovanie dát.

Ďalším problémom je skutočnosť, že veľa firemných dát stále zostáva len v počítačoch konkrétnych zamestnancov, a nie je dostupné ostatným. To spôsobuje jednak preťaženosť serverov (a zvýšené náklady s tým spojené), ale tiež preťaženosť emailov, keď si zamestnanci medzi sebou (navyše v kópii x ďalším kolegom) posielajú veľké, ale potrebné súbory.

Aj preto firmy postupne hľadajú riešenie, ktoré im umožní mať komunikáciu pod kontrolou (kvôli nákladom aj bezpečnosti), sústrediť všetky dostupné dáta na jednom mieste (aby neprúdili krížom krážom emailami), sústrediť všetky komunikačné nástroje do jedného, ale tiež aby toto všetko bolo dostupné cez mobil.

„Dnešné firmy potrebujú sústreďovať, kontrolovať a znižovať náklady. Komunikácia sa prenáša do sociálnych sietí, a to nielen súkromná, ale do istej miery aj firemná. Preto treba byť pripravený,“ hovorí Emil Gajarský produktový manažér ASBIS, ktorá distribuuje platformu pre sociálne podnikanie Social Business od IBM a dodáva: „Samozrejme, základom je plynulý prechod. Zamestnanci a priori odmietajú zmeny. Preto je prvým krokom integrácia do existujúcich rozhraní. Pracovník tak ďalej bude fungovať napríklad v rozhraní Outlooku, takže nebude musieť tráviť hodiny zvykaním si na nové ikonky a buttony.“

Postupne možno integrovať ďalšie a ďalšie komunikačné nástroje do systému. Dôležitá je tiež skutočnosť, že pracovná sila mladne. Do roku 2014 by až 50 % zamestnancov mala pochádzať z ročníkov 1980 a mladších, teda ľudí, ktorí vyrastali s informačnými a sieťovými technológiami, pre ktorých by mala byť adaptácia jednoduchšia.