Open space prináša výhody aj do top manažmentu

Prečo vysoký manažment v open space? Nebolo jednoduchšie zostať v oddelených kanceláriách ako doteraz?
Samozrejme, že to bolo jednoduchšie. Samostatné kancelárie boli akýmsi „status quo“. Myslím si, že open space len podčiarkuje kultúru rýchlo rastúcej IT spoločnosti. Prenos informácií je krátky, rýchly a obmedzuje sa tým byrokracia. Nemali by sme si veci organizovať cez asistentky, ale sedieť v jednej kancelárii a zdieľať informácie.

Kde sa zrodil nápad manažmentu v open space?
Túto myšlienku som už uskutočnil vo svojich predchádzajúcich zamestnaniach. Mám s tým veľmi dobré skúsenosti, a tak mi napadlo, že to veľmi zapadá aj do našej kultúry.

Neprekáža vám, že ako manažéri nemáte v podstate žiadne súkromie?
Open space je samozrejme prispôsobený. Pre citlivé témy, telefonáty a diskusie máme niekoľko malých zasadacích miestností, kde je možné zavrieť dvere.

Boli všetci manažéri spokojní s touto myšlienkou?
Samozrejme, že nie. Top manažment je vždy asociovaný s niektorými privilégiami, ako je napríklad vlastná kancelária. No teraz všetci naši zamestnanci sedia v otvorenom priestore. Zo začiatku sa manažéri obávali hluku, straty súkromia a možného úniku dát. Ako manažér musíte popri dôslednom plánovaní zažiť open space, aby ste si uvedomili, že veľa vašich prvotných obáv je neopodstatnených. Na druhej strane zistíte, že open space má veľa výhod, ktoré spoznáte až potom, ako ho okúsite na vlastnej koži.

Narazili ste pri presune manažérov do open space na nejaké problémy?
Bohužiaľ sme nemohli z kapacitných dôvodov umiestniť všetkých do jednej miestnosti. Manažéri preto sedia v dvoch miestnostiach. Oba priestory sú ale hneď vedľa seba. Pre každodenné plánujeme zriadiť „meeting points“ a „coffee corners“. Navyše som zaviedol tzv. ranné stretnutie pri káve so svojimi top manažérmi. Účelom je výmena informácií a bežná neformálna diskusia.

Ako to celé zatiaľ funguje?
Sme stále vo fáze vylaďovania a veľa vecí je ešte v štádiu riešenia. Ohlasy sú dobré, pripomienky v štádiu riešenia.

Aké sú podľa vás najväčšie výhody manažmentu v open space?
Jednoznačnosť a rýchlosť informácií. Taktiež jednotné konanie a vystupovanie ako jeden tím.

Odporučili by ste open space všetkým manažérom T-Systems International?
Ak by sme všetci sedeli v jednej budove, tak určite áno, no T-Systems má inú filozofiu a nastavenie. Ľudia sú roztrúsení na rôznych miestach, takže nie vždy je možnosť pre open space. Mimochodom, v kancelárii v Bonne bol open space zavedený už pred niekoľkými rokmi.

Prečo si myslíte, že open space je dobrou voľbou?
Aj keď sme IT a komunikačná spoločnosť, mnohokrát dochádza k množstvu komunikačných šumov. Myslím si, že aj napriek všetkým komunikačným zariadeniam dnešnej doby, je osobný kontakt pre jasnosť a rýchlosť prenosu informácií nenahraditeľný. Keby sme boli v situácii, v ktorej by bola celá spoločnosť na jednom priestore, určite by som open space privítal tak pre manažérov, ako aj pre zamestnancov.

www.t-systems.sk